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Bonnes pratiques, Dématérialisation

Quels sont les atouts de la dématérialisation des appels d’offres à l’heure de la transition numérique ?

1. La dématérialisation, première étape de la transition numérique !

C’est officiel, les entreprises du BTP ont entamé leur virage numérique ! Une étude réalisée pour la FNTP indique que 60 % des dirigeants sont engagés dans un processus de transformation numérique.  Cette statistique tend à s’accentuer avec la réforme du code des marchés publics qui s’oriente vers la dématérialisation complète de la commande publique.
D’ailleurs, déjà 87,3 % des entreprises ont commencé à utiliser des technologies numériques en dématérialisant leurs appels d’offres et factures.

Baromètre « Les entreprises de BTP au rendez-vous de la transformation numérique » – Le Moniteur et KPMG pour la FNTP

Tout comme l’accès aux données en mobilité sur les chantiers, la dématérialisation répond à une problématique très opérationnelle.  La technologie digitale est avant tout mise en place dans les entreprises pour faciliter l’activité quotidienne, gagner en temps et en productivité.

Baromètre « Les entreprises de BTP au rendez-vous de la transformation numérique » – Le Moniteur et KPMG pour la FNTP

2. Trois raisons de digitaliser ses appels d’offres

Concentrons-nous plus précisément sur la dématérialisation des appels d’offres. Souvent perçue  à tort comme une contrainte légale qui nécessite de se réorganiser pour répondre aux marchés publics, la dématérialisation présente de nombreux atouts organisationnels et commerciaux !

1- Mettre toutes les entreprises sur un pied d’égalité

La dématérialisation de la commande publique présente comme premier avantage de mettre tous les opérateurs économiques sur un pied d’égalité !
Désormais pour tous les marchés de plus de 25 000 €, les maîtres d’ouvrage ont l’obligation de centraliser toutes les informations liées au marché sur leur profil acheteur de la publication du dossier de consultation jusqu’à la réponse. Terminés les marchés « cachés » et les petites indiscrétions pour savoir qui répond et à combien. La plateforme de dématérialisation garantit à tous les candidats le même niveau d’information sur le marché. Quant à la réponse électronique, elle assure secret et confidentialité de l’offre remise jusqu’à la date et l’heure limite de réponse.

Préconisation Spigao : identifiez-vous sur le profil acheteur du maître d’ouvrage avant de télécharger le DCE. Ainsi vous serez alerté des éventuelles modifications apportées sur le dossier et pourrez consulter les questions-réponses des autres candidats avec l’acheteur.

2- Centraliser les informations et les rendre disponibles à tous dans l’entreprise

Au-delà du cadre légal et obligatoire de la dématérialisation, des solutions permettent de digitaliser les appels d’offres de la veille des marchés jusqu’à la préparation du dossier de réponse.

Des solutions de veille des marchés publics permettent de visualiser les affaires à potentiel directement dans le logiciel de gestion de l’entreprise. Ainsi les informations du marché sont disponibles immédiatement dans l’environnement informatique de l’entreprise. Il est possible, pour les affaires auxquelles on souhaite répondre, de créer directement un devis avec tous les éléments de la DPGF ou du DQE transmis par le maître d’ouvrage.

Une fois adjudicataire du marché, les informations du devis seront ensuite transformées en suivi de chantier puis en facturation.

De cette manière le logiciel de gestion centralise toutes les informations liées aux marchés publics et privés traités par l’entreprise sans aucune perte de données. Tous les collaborateurs disposent des informations nécessaires à chaque étape de l’affaire et pilotent au mieux les ressources pour gérer l’ensemble des chantiers planifiés.

3- Gagner en efficacité et en temps

La digitalisation des marchés publics c’est bien entendu aussi l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée ! Toutes les saisies manuelles et les erreurs qui y sont liées sont évitées :

  • Création automatique de la fiche client dans le logiciel d’étude de prix,
  • Pas de saisie des DPGF ou DQE, le devis est directement disponible dans le logiciel compatible,
  • Pas de report manuel des prix unitaires sur les documents originaux du client,
  • Pas de saisie pour passer le devis en facture,
  • Pas de retranscription de la facture sur l’interface Chorus Pro pour facturer les établissements publics.

La donnée, une fois intégrée au logiciel de gestion est exploitable à tout moment et ne nécessite plus d’être saisie une seconde fois.
En savoir plus sur l’import automatique de vos devis dans un logiciel de gestion

En moyenne, une entreprise gagne 2h par affaire en digitalisant ses appels d’offres. Ce gain de temps considérable permet d’optimiser le temps de travail de chaque collaborateur. Chacun peut se consacrer à des tâches à valeur ajoutée telles que la relance de facture, la rédaction du mémoire technique, et toutes autres missions.

Sur le même sujet : Webinaire comment s’organiser pour dématérialiser ses appels d’offres et sa facturation

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